Fünfmal schnellere Abwicklung auf einem Alt-ERP

LEE Distributors lief auf einem Alt-ERP, das mit modernem Auftragsmanagement nicht mehr Schritt halten konnte. Webshop und ERP lebten in getrennten Welten, sodass Aufträge von Hand übertragen und abgeglichen werden mussten, und die Lagerarbeit aus Packen und Versand war manuell und papierlastig.

Das verursachte die üblichen Kosten eines Papierprozesses im Maßstab: langsamer Durchsatz, Spielraum für Kommissionier- und Packfehler und keine saubere Aufzeichnung darüber, was an wen versandt wurde. Das ERP komplett zu ersetzen war nicht das Ziel. Es hielt Daten und Logik, auf die das Unternehmen weiterhin angewiesen war. Die Aufgabe lautete, es wie ein modernes System wirken zu lassen, ohne es herauszureißen.

Es gab eine zweite, härtere Vorgabe. Als Distributor mit hochwertiger Ware behandelt LEE Verfügbarkeit und Sicherheit als nicht verhandelbar. Jedes neue System musste schneller und einfacher zu bedienen sein und zugleich schwerer lahmzulegen. Es musste durch ein anspruchsvolles Bedrohungsumfeld laufen, nicht nur an einem ruhigen Tag.

Wir haben eine Webanwendung und eine Android-App gebaut, die zwischen Webshop und Alt-ERP sitzen und den gesamten Abwicklungsweg automatisieren, ohne das ERP darunter zu ersetzen.

Aufträge laufen aus dem Webshop ein und werden automatisch ins ERP gebrückt, sodass beide Systeme ohne manuelles Übertragen synchron bleiben. Von dort übernimmt die Plattform die Lagerarbeit. Sie wählt für jeden Auftrag den besten Carrier und Service und druckt jedes Versandetikett automatisch auf Zebra-Druckern im gesamten Lager. Die Mitarbeitenden scannen jeden Artikel mit Zebra-Handhelds in eine Box und markieren sie als gepackt, sodass der Boxinhalt geprüft und nicht angenommen wird. Kunden erhalten ein eigenes Portal, in dem sie Sendungen verfolgen und die vollständige Packspezifikation sehen, jede Box und jeden Artikel darin.

Weil Verfügbarkeit und Sicherheit Kernanforderungen waren, haben wir die Plattform mit gezielten Sicherheitstechniken und einem widerstandsfähigen Hosting gehärtet, sodass sie unter Last und unter Angriff online bleibt.

Der Papierkram sank auf ein Drittel, und die Auftragsbearbeitung wurde fünfmal schneller. Weil jeder Artikel in seine Box gescannt wird, bevor der Auftrag als gepackt gilt, wurden Pick-and-Pack-Fehler beseitigt.

Genauso wichtig für einen Distributor mit hochwertiger Ware: Die Plattform lief bis heute ohne Ausfallzeit, auch durch versuchte Angriffe hindurch. Die Sicherheitshärtung war kein Häkchen; sie ist der Grund, warum das System oben bleibt, wenn es ins Visier gerät. Die Plattform ist täglich im gesamten Lager im Einsatz, und wir warten und erweitern sie weiterhin.

Der Reflex bei einem schwächelnden Alt-ERP ist, es zu ersetzen. Oft ist der bessere Zug, es zu belassen und drumherum zu bauen.

Das ERP von LEE hielt weiterhin Logik und Daten, auf die das Unternehmen angewiesen war. Es mit einer modernen Web-Schicht zu umhüllen, statt zu migrieren, nahm das Risiko einer Big-Bang-Umstellung und brachte dem Lager viel früher einen schnelleren Prozess. Das harte Engineering steckte in den Nahtstellen: zwei Systeme zuverlässig synchron zu halten und die neue Schicht so zu härten, dass ihr Hinzufügen keine Angriffsfläche schuf. Würden wir es erneut tun, wäre der Ansatz derselbe. Erst an den Rändern modernisieren und das Kernsystem nur anfassen, wenn es einen klaren Grund gibt.