Besuchermanagement für Unternehmen, mandantenfähig gebaut

Unternehmen müssen jederzeit wissen, wer sich in ihren Gebäuden aufhält, wen jeder Besucher besucht und davon hinterher eine saubere Aufzeichnung haben. Auf die klassische Weise gelöst, am Empfang mit einem Papierbuch, bricht das schnell zusammen.

Besucher stehen Schlange, während eine Empfangskraft alles notiert. Ankünfte sind unvorhersehbar, also ist der Empfang entweder überbesetzt oder überfordert. Kuriere und Essenslieferungen von Diensten wie Wolt und Glovo unterbrechen denselben Tresen, der gerade Besucher abfertigen will. Mitarbeitende, die eigentlich ihre Arbeit machen sollten, hängen in der Lobby fest. Und die Aufzeichnung darüber, wer im Gebäude war - also genau das, was Sicherheit und Compliance interessiert - ist nur so gut wie ein handgeschriebenes Buch.

Die Aufgabe war, all das durch ein System zu ersetzen, das viele verschiedene Unternehmen nutzen können, jedes mit seinen eigenen, getrennten Daten, ohne für jedes ein eigenes Produkt zu bauen.

Wir haben Gjestebook als mandantenfähiges SaaS in Laravel und Vue gebaut. Viele Unternehmen laufen auf einer Plattform, und die Daten jedes Mandanten sind von allen anderen isoliert, sodass eine Codebasis allen dient, während kein Unternehmen die Besucher eines anderen sieht.

Besucher registrieren sich selbst an Kiosken, statt auf eine Empfangskraft zu warten. Sie können vorab einen Besucherparkplatz buchen, sodass Ankünfte geplant statt improvisiert sind. Lieferungen von Diensten wie Wolt und Glovo laufen über einen eigenen, beschleunigten Ablauf, sodass ein Kurier, der Mittagessen abgibt, nicht jemanden blockiert, der zu einem Termin kommt. Und jeder Besuch wird protokolliert: wer eintrat, wann und wen er besuchte, was jedem Unternehmen die saubere, abfragbare Aufzeichnung gibt, die ein Papierbuch nie liefern konnte.

Die Besucherabfertigung wurde planbar und weitgehend Self-Service. Der Kiosk-Check-in verkürzte die Wartezeit für Besucher und reduzierte die Zahl der Mitarbeitenden, die für Ankünfte nötig sind, weil sich die Leute selbst anmelden, statt vor einer Empfangskraft Schlange zu stehen.

Die Plattform skalierte auf über 100 Unternehmen und verarbeitet rund 70.000 Besuche pro Jahr. Das ist der eigentliche Beleg: Eine einzige, gut konzipierte mandantenfähige Codebasis kann echtes Enterprise-Volumen über viele getrennte Organisationen hinweg tragen, jede mit isolierten Daten, ohne zur Wartungslast oder zu einem eigenen Build je Kunde zu werden.

Die wichtigste Entscheidung bei einem solchen Produkt fällt an Tag eins: mandantenfähig von Anfang an bauen oder später dafür bezahlen.

Die Mandantentrennung nachträglich in eine Single-Tenant-App einzuziehen ist schmerzhaft und riskant, weil Datentrennung überall korrekt sein muss, nicht fast überall. Von Beginn an für viele Mandanten zu entwerfen bedeutete, dass jedes neue Unternehmen ein Onboarding war, kein Engineering-Projekt, und genau das ließ die Plattform auf 100+ Unternehmen auf einer Codebasis wachsen. Die dafür nötige Disziplin - nie implizit von "dem aktuellen Mandanten" auszugehen - lohnt sich ab der ersten Migration. Sie ist weitaus günstiger, als ein mandantenübergreifendes Datenleck nach dem Start zu entdecken.